Az e-mail a legrosszabb. Ha akár egyetlen napra is felügyelet nélkül hagyja a beérkező leveleket, akkor azt tapasztalhatja, hogy száz irreleváns üzenet csap össze azzal a néhány személyes feljegyzéssel, amelyet valójában érdekelnek olyan emberek, akik sehol sem láthatók.
optad_b
Normális esetben az összes kiválasztása, az összes törlése bevált módszert javasolnám az ilyen problémákra, de ez valóban nem felelősségteljes megoldás - különösen, ha elméletileg az e-mail a legegyszerűbb módja az online elérésnek.
Ha véletlenül Gmail-fiókot (vagy ötöt - ki számít?) Tart fenn, és még nem áll készen a váltásra Google Inbox , itt megtudhatja, hogyan állíthatja be Gmail-fiókját a lehető leghatékonyabban.
1) A címkék és a szűrők az ismerőseid
Az e-mailek címkézése a legokosabb dolog, amit valaha megtehet a Gmailben, és így készíthet dolgokat út könnyebben megtalálható abban a fekete lyukban, amely a postaládája.
A címkézés megkezdésének gyors módja egy szűrő létrehozása, amely automatizálja a jövőbeli üzenetek címkézését. Válasszon egy személyt, akinek e-mailjeit rendszeresen megkapja, írja be e-mail címét a keresősávba, majd nyomja meg az Enter vagy a nagyító gombot. Ennek az összes Gmail-szálat és beszélgetést meg kell adnia, amelyekben az illető részt vett.
Kattintson a legördülő nyílra a keresési lehetőségek megjelenítéséhez.
Gmail / Jam Kotenko
Alapértelmezés szerint a megadott e-mail cím megjelenik a „Van szavai” mezőben.
Gmail / Jam Kotenko
Ennek ki kell terjednie minden az e-mail címet megemlítő üzenetek. Ha külön meg szeretné címkézni a megadott e-mail címre küldött vagy címzett e-maileket, helyezze át az e-mail címet a „from” vagy a „to” mezőkbe. A folytatáshoz kattintson a „Szűrő létrehozása ezzel a kereséssel” elemre.
Jelölje be az „A címke alkalmazása” opciót, majd kattintson a „Címke kiválasztása” gombra egy új címke létrehozásához. Miután létrehozta az indító címkék készletét, eldöntheti, hogy felhasználja-e azokat a jövőben meghatározott szűrőkben.
Gmail / Jam Kotenko
Egy további gyakorlat, amelyet el kell fogadnia - mivel egyébként a címkehullám felé halad - a címkék fészkelése, ami alapvetően konkrét címkéket jelent, amelyeket szélesebb általános címkék alá iktatnak. Nagyon hasznos a hasonló e-mailek csoportosításához, és egy szervezettebb Gmail oldalsávot hoz létre. Ha az e-mail címed több mint 50 üzenetet kap naponta, ez mindenképpen segít csökkenteni a postaládád zsírját, és sokkal gyorsabban eljutni a fontoshoz.
Gmail / Jam Kotenko
A szűrő létrehozása előtt feltétlenül jelölje be a „Szűrő alkalmazása [x] megfelelő beszélgetésekre is” jelölőnégyzetet, hogy a keresési paramétereknek megfelelő e-mailek automatikusan megkapják az imént létrehozott új címkét.
2) Használja a Kategóriákat
Arra az esetre, ha továbbra is a régi stílusú Gmailt ringatná, és nincsenek tisztában a szolgáltatás új füles rendszerével, öt kategória létezik, amelyet a Gmail újabb verziója használ az üzenetek osztályozásához:
Elsődleges, olyan személyes beszélgetésekhez, amelyek nem jelennek meg más lapokon.
Társadalmi, a közösségi hálózatok, a médiamegosztó webhelyek és más közösségi platformok üzeneteihez.
Akciók, ajánlatokhoz és marketing e-mailekhez.
Frissítések, személyes és automatikusan létrehozott e-mailekhez, beleértve a nyugtákat, visszaigazolásokat, számlákat és egyéb kimutatásokat.
Fórumok, online csoportok, levelezőlisták és fórumok üzeneteihez.
Ezek a kategóriák - ha már megszokja a használatukat - valóban hasznosak, ha egy adott e-mailt keres, és gyorsan szeretne be- és kikerülni a postaládájába. Az engedélyezéshez kattintson a Beállítások (más néven a fogaskerék ikonra a képernyő jobb felső sarkában), és lépjen a „Beérkező levelek konfigurálása” részhez.
Megjelenik egy ablak, ahol kiválaszthatja, hogy melyik kategóriát szeretné engedélyezni. Próbálja meg lebegni az egér felett, hogy megismerje a fül gyors magyarázatát és néhány e-mailt, amelyek alá tartoznak.
Gmail / Jam Kotenko
Az elsődleges fül az egyetlen fül, amelyet nem lehet törölni, mert az összes kategorizálatlan e-mail erre kerül. Van egy további lehetősége, hogy csillagozott e-maileket is felvegyen az Elsődleges kategóriába.
Ha nem tetszik a szolgáltatás, törölje az összes kategória kijelölését, hogy visszatérjen a régi Beérkező levelek nézethez.
3) Használjon csillagokat
Az e-mailek mellett található csillag ikonra kattintva könyvjelzővel láthatja el a fontos üzeneteket (elküldött és fogadott), amelyeket gyorsan elérhet az oldalsáv „Csillagozott” alatt.
4) Keresse meg az Önnek megfelelő beérkező levelek nézetet
Az e-mailbe való bejelentkezés ijesztő feladat lehet, különösen, ha egy ideje nem voltál ott. Győződjön meg arról, hogy engedélyezte-e a szemének legkönnyebb nézetét. Kattintson ismét a fogaskerék ikonra a képernyő jobb felső sarkában, és adja meg a három rendelkezésre álló lehetőséget (Kényelmes, Kényelmes vagy Kompakt) tesztvezetést.
5) Maximalizálja az oldalát
Annak, aki ritkán törli az e-maileket, nincs semmi bosszantóbb, mint hogy a régebbi üzenetekhez való eljutáshoz folyamatosan a Next nyílra kell kattintania. Készítsen magának szilárd képet, és engedélyezze az oldalanként megjelenített e-mailek maximális számát. Kattintson a fogaskerék ikonra, és lépjen a Beállítások menübe. A maximális oldalméret alatt válasszon ki egy nagy számot, amely Önnek megfelelő.
Gmail / Jam Kotenko
6) Használjon személyes mutatókat és részleteket
Amíg még mindig a Beállítások oldalon tartózkodik, engedélyezheti a rendelkezésére álló néhány hasznosabb lehetőséget. A személyes indikátorok engedélyezése egy nyíllal jelöli a címére küldött e-maileket, valamint más embereket (›) és a dupla nyíllal csak Önnek küldött üzenetek (»). A kivonatok gyors előnézetet nyújtanak arról, mi van az e-mailben, ahelyett, hogy csak a tárgyat jelenítenék meg.
7) Fedezze fel a Labs részt
A Gmail laboratóriumai itt tárolják az összes remek apró kiegészítőt, amelyeket a Gmail használatához hoztak létre. Bár ezeknek a funkcióknak a többsége kísérleti jellegű, és bármikor megváltozhat, megszakadhat vagy eltűnhet, a hasznosabbak közül néhány még mindig működik és működik, és átadhatja e-mailjének a szükséges javítást. Kattintson a fogaskerék ikonra, és lépjen a Beállítások oldalra, ahol megtalálhatja a Labs fület.
Ezen az oldalon kereshet bármely olyan laboratóriumot, amelyre gondolhat, és megnézheti, létezik-e. Íme néhány hasznosabb:
Küldés visszavonása:Ez lehetőséget ad arra, hogy visszavegye az üzenetet, miután rákattint a Küldés gombra. (A laboratóriummal kapcsolatos további információkért lásd a lista 8. tételét.)
A Google Maps előnézetei e-mailben:Megjeleníti az e-mailben megemlített címek térképnézetét.
Google Naptár modul:Az oldalsó panelen azonnal láthatja a naptárában szereplő összes találkozót vagy eseményt.
Megjelölés olvasottként gomb:Most egy kattintással gyorsan csökkentheti az olvasatlan üzenetek listáját.
8) Adja meg magának a Visszavonás hatalmát.
Egy másik bosszantó (és néha veszélyes) esemény az e-mail területén véletlenül olyan üzenetet küld, amelyet még nem áll készen (vagy nem állítólag küldeni). Ez a baleset könnyen elkerülhető, ha rákattint a fogaskerék ikonra, és belép a Beállítások menübe, ahol bejelölheti a Küldés visszavonása opciót. Beállíthatja a lemondási időszakot akár 5 másodpercre is, de folytassa, és válassza a maximum 30 másodpercet. Később meg fogja köszönni.
Gmail / Jam Kotenko
9) Ismerje a keresősáv parancsikonjait.
Valószínűleg ez a legfontosabb tipp a listában említett összes tipp közül. Ha ismeri, hogy miként navigálhat a Gmail keresési funkciójában, mint egy főnök, akkor könnyebben megtalálja a szükséges e-maileket.
Az Ön által keresett e-mailben megemlített kulcsszó használata biztosan működik, de a Gmail rendelkezik hatékonyabb parancsikonokkal. Írja be ezeket a kifejezéseket a fiók keresősávjába, és tesztelje őket:
- ide: (név vagy e-mail cím)felhúzza az összes e-mailt, amelyet az e-mail címre küldött
- Feladó: (név vagy e-mail cím)felhúzza az e-mail címről kapott összes e-mailt
- címke: (címke neve)felhúzza az összes e-mailt az adott címke alatt
- is: olvasatlanelőhívja az összes olyan e-mailt, amelyet még nem olvasott el, beleértve azokat a régi e-maileket is, amelyekhez elfelejtette eljutni a múltban
- is: csillagozottfelhúzza az összes csillaggal megjelölt e-mailt
- kategória: (kategória neve)az összes e-mailt az adott kategóriába sorolja
- rendelkezik: kötődéskinyit minden olyan e-mailt, amelyhez fájl tartozik
Akár kombinálhatja őket, hogy pontosabb keresési eredményt kapjon.
- kategória: (kategória neve): olvasatlanegy adott kategóriában található olvasatlan üzenetek listáját adja meg
- label: (címke neve) has: attachmentMegjeleníti egy adott címke alatt lévő üzenetek listáját, amelyekhez véletlenül egy fájl van csatolva
Ezek csak néhány a sok közül rendelkezésre álló speciális keresési operátorok elkezdheti használni. A lista tartalmazza az adott csillaggal megjelölt üzenetek opcióit, valamint az időtartomány megadásának lehetőségeit, többek között.
10) Telepítsen hasznos alkalmazásokat
A Gmail harmadik féltől származó alkalmazásai gyakran úgy készülnek, hogy növeljék az e-mail fiók hasznosságát. Olyan felhasználásokat és lehetőségeket tartalmaznak, amelyekről nem is tudtad, hogy szeretnéd vagy szükséged lenne rá. Íme néhány példa:
Boomerang Gmail :Ez az alkalmazás lehetővé teszi egy e-mail későbbi elküldésének ütemezését.
Gmail / Jam Kotenko
Ez lehetővé teszi a fontos üzenetek nyomon követését is, amelyeket jelenleg nem feltétlenül áll készen az olvasásra - archiválja az e-mailt, és új és olvasatlan e-mailként „bumerángolja” vissza a beérkező levelek közé, a megadott dátumon és időpontban.
Azoknak az embereknek, akik rendszeresen válaszokat igénylő e-maileket küldenek, a Boomerang egyúttal figyelmeztetést is ad, ha még nem hallott visszajelzést egy olyan személytől, akivel kapcsolatba lépett, lehetőséget adva arra, hogy folyamatosan figyelemmel kísérje feladatait, és elküldhesse ezt a nyomon követést e-mailt, amikor ez megfelelő.
Gmail / Jam Kotenko
FullContact for Gmail:Ez a Chrome-bővítmény gyors összefoglalót ad a személyek online jelenlétéről az e-mail címen kívül, amelyben megemlítik őket. A Gmail közösségi oldalán pillantást vethet a személy közösségi média tevékenységére is.
Teljes érintkezés
Az alkalmazás telepítése segít jobban felkészülni, amikor e-mailt kell írnia a személynek, vagy akár személyesen is találkozhat vele.
KeyRocket for Gmail:Gyorsan megtanulhatja az összes Gmail parancsikont. Ennyire egyszerű.
Most, hogy ismeri az összes trükköt, szellősnek kell lennie a Gmail-fiók beállítása az optimális ész és a siker érdekében. Ha további trükkök vannak, tudassa velünk a megjegyzéseket - egy kis tömeges beérkezett postaládai bölcsesség nagyban hozzájárul.
Jason Reed illusztrációja
